Handboek ALSIN 2024

Dit handboek is een aanvulling op de statuten van ALSIN. Je vindt in dit handboek meer informatie over de taakverdeling en verantwoordelijkheden binnen het bestuur, de commissies en de verdeling van de tickets. Dit document is een ‘levend’ document en wordt in ieder geval bij de start van ieder seizoen geactualiseerd.

1. Bestuur

Het gaat goed met ALSIN! Door de jaren heen is gebleken dat 5 bestuursleden noodzakelijk is om het dagelijks bestuur van de supportersclub te verzorgen. Inmiddels is het bestuur uitgebreid naar 6 leden om de drukte op bepaalde momenten in het seizoen weg te nemen. We streven naar een minimaal aantal van 5 leden.

1.1 Functies binnen het bestuur

Op dit moment zijn er de volgende functies binnen het bestuur.

• Voorzitter
• Secretaris
• Penningmeester
• Algemeen bestuurslid

De bestuursleden hebben ieder hun eigen taken. Lees hierover mee in 1.3. Bij voorkeur is de secretaris de vicevoorzitter van ALSIN. Op dit moment is de penningmeester benoemd als vicevoorzitter.

1.2 Verantwoordelijkheden bestuur

Het bestuur is belast met de dagelijkse besturing van de vereniging. Het bestuur zorgt hierbij dat de statuten worden nageleefd. Daarnaast wordt verwacht dat wordt voldaan aan alle eisen die aan een vereniging en aanvullend door Liverpool FC worden gesteld. Binnen het bestuur zijn afspraken gemaakt over de taakverdeling en verantwoordelijkheden. Hieronder is de huidige taakverdeling beschreven, maar het kan zijn dat er binnen het bestuur andere afspraken worden gemaakt. Bestuursleden hebben een controlerende functie naar elkaar. Grote besluiten worden altijd in overleg met elkaar gemaakt.

1.3 Taken afzonderlijke bestuursleden

Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van onze vereniging. Zij is de verbinder tussen het bestuur, LiverpoolFC en onze leden. Zij heeft in beginsel geen vetorecht. Alleen het als bestuur niet tot een besluit komt met meerderheid van stemmen, geldt haar stem dubbel

 Bij de voorzitter liggen de volgende taken:

• Leiding over het bestuur
• Eerste aanspreekpunt voor contacten met Liverpool FC
• Eerste aangewezen persoon voor contact met de media
• Treedt bij belangrijke zaken op namens ALSIN of wijst hiervoor een vervanger aan
• Verantwoordelijk voor de ticket aanvraag bij Liverpool en de communicatie over (de verdeling van) de tickets onder de leden
• Contactpersoon andere OLSC’s.
• Schrijft het voorwoord voor het magazine
• Voorzitten van (leden)vergaderingen

Secretaris

Algemeen: Een secretaris houdt toezicht op alle dagelijkse activiteiten van een vereniging. Dit houdt in dat zij ervoor zorgt dat alle taken tijdig worden uitgevoerd en dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen.

• Samen met de penningmeester verantwoordelijk voor de ledenadministratie
• Verantwoordelijk voor het up to date houden van het ledenbestand bij Liverpool
• Wettelijk verantwoordelijk voor het opstellen van een agenda en bijhouden van notulen van reguliere vergaderingen en algemene ledenvergaderingen.
• Aanspreekpunt meetings
• Organisatie toto

Penningmeester

De penningmeester regelt alle financiële zaken van de vereniging en heeft de volgende verantwoordelijkheden en taken:

• Vicevoorzitter
• Verantwoordelijk voor de financiële administratie
• Samen met de secretaris verantwoordelijk voor de ledenadministratie
• Versturen en inning van facturen voor contributie, tickets, sponsorgeld of andere financiële bijdrages
• Stelt jaarlijks een financieel jaarverslag op
• Stelt de begroting van de ALSINdag op

De algemene bestuursleden ondersteunen de overige leden en hebben ieder afzonderlijk eigen taken.

Algemeen bestuurslid 1

• Beheer website
• Woordvoerder
• Samen met de voorzitter verantwoordelijk voor contact media

Algemeen bestuurslid 2

• Verantwoordelijk voor de vormgeving  van het magazine
• Achtervang beheer mailbox info@liverpoolfc.nl

Algemeen bestuurslid 3

• Beheer social media

1.4 Werving bestuursleden

Bij het openvallen van een functie binnen het bestuur volgt het zittend bestuur de volgende procedure om deze functie op te vullen:

1. Het bestuur beraadt zich intern op mogelijke kandidaten om de functie op te vullen of schrijft een vacature uit.
2. Het bestuur benadert en spreekt met mogelijke kandidaten.
3. Het bestuur kiest de meeste geschikte kandidaat
4. Het voornemen tot benoeming van deze kandidaat als bestuurslid wordt gecommuniceerd via onze digitale kanalen
5. De leden krijgen één maand de tijd om bezwaar aan te tekenen tegen de voorgenomen benoeming.
6. Binnengekomen bezwaren worden gewogen en besproken met de bezwaarmaker en de kandidaat.
7. De kandidaat treedt toe tot het bestuur, of er wordt afgezien van benoeming.

1.5 Vergoeding bestuursleden

Het bestuur voert zijn taken vrijwillig uit. Hier staat geen vergoeding tegenover en bestuursleden betalen ook contributie. Wel heeft een bestuurslid de mogelijkheid om per seizoen voorrang te krijgen op 2 tickets naar Anfield. Daarnaast heeft een bestuurslid gratis toegang tot de ALSIN-dag. Als bestuurslid wordt wel verwacht dat je die dag actief bent en helpt om alles in goede banen te leiden.

2. Commissies:

Ter ondersteuning van het bestuur hebben we een aantal commissies samengesteld.

Meetingcommissie

Deze commissie organiseert een aantal keer per jaar in samenwerking met het verantwoordelijke bestuurslid een meeting. Meetings zijn voor alle leden toegankelijk en worden vaak georganiseerd in een pub of kroeg. De locatie kan per meeting verschillen.

ALSIN-dag commissie

Deze commissie is verantwoordelijk voor het organiseren van de ALSIN-dag. De penningmeester stelt een aparte begroting samen en is ook nauw betrokken bij de organisatie. Bij voorkeur hebben alle bestuursleden een actieve rol bij de organisatie en het verloop van de ALSIN-dag.

3. Communicatie

De communicatie naar onze leden verloopt via een aantal kanalen. E-mail, facebook, Instagram, whatsapp en de website. Bestuursbesluiten en informatie over de verdeling van tickets worden in ieder geval via de website en per e-mail gecommuniceerd. Minimaal twee keer per jaar geeft de vereniging via de e-mail een digitaal magazine uit.

4. Tickets

Wij zijn voor tickets afhankelijk van wat Liverpool ons toewijst.

Twee keer per seizoen kunnen wij bij Liverpool een aanvraag indienen voor kaarten voor Premier League wedstrijden. Binnen het bestuur wordt ieder seizoen een afweging gemaakt voor welke wedstrijden kaarten worden aangevraagd. Deze afweging is onder andere gebaseerd op data, toegewezen kaarten in het verleden en de variatie tussen A en B wedstrijden.  

4.1 Procedure bij verdeling tickets

Zodra wij van Liverpool bericht krijgen dat er aan onze supporters club kaarten zijn toegewezen communiceren we dit met de leden via onze bekende kanalen.

Leden krijgen een beperkte tijd de gelegenheid om zich via de website www.liverpoolfc.nl in te schrijven voor een ticket. Zie https://www.liverpoolfc.nl/ticket-bestellen.html

Leden kunnen zich voor meerdere wedstrijden inschrijven. Ook kan een voorkeurswedstrijd worden opgegeven. Bij de aanvraag kan de naam van een ander lid worden ingevuld met wie je graag wil gaan.

Mochten er meer aanvragen zijn dan kaarten, dan wordt er geloot. Als er minder aanvragen zijn, dan maken wij dit bekend en krijgen ook leden die korter dan een jaar lid zijn de mogelijkheid zich in te schrijven.

4.2 Voorwaarden inschrijving tickets

Leden moeten minimaal een jaar lid zijn van ALSIN om in aanmerking te komen voor tickets, tenzij het bestuur in bepaalde situaties anders beslist.

Inschrijving voor een ticket is niet vrijblijvend. Als leden zich via onze website inschrijven en worden ingeloot moeten de kaarten ook afgenomen en betaald worden. Wij nemen in beginsel geen kaarten terug. Dit brengt achter de schermen veel werk met zich mee, en ALSIN loopt hiermee het risico dat kaarten onverkocht en voor onze rekening blijven. Als dit gebeurt heeft dit ook consequenties voor onze reputatie naar Liverpool en dat vinden wij ongewenst. Als er door een lid toch tickets worden teruggegeven kan het zijn dat wij toch vragen te betalen/geen geld teruggeven. Ook heeft dit gevolgen voor de toewijzing van kaarten aan dit lid in de toekomst. Als uitgangspunt hanteren wij de regel dat je dan minimaal  één seizoen niet in aanmerking komt voor kaarten. Het bestuur kan hiervan afwijken (dan wel langer, dan wel korter) als de omstandigheden daarom vragen en zij dat noodzakelijk acht.  

Door het invullen van het formulier op de website verklaren leden zich akkoord met de voorwaarden.

4.2.1 verplaatsen wedstrijden

Het is algemeen bekend dat de exacte datum en tijd van wedstrijden kort van tevoren bekend gemaakt worden. Ook worden vanwege Europees of bekervoetbal regelmatig wedstrijden verplaatst. ALSIN is niet verantwoordelijk voor de informatievoorziening hierover. Dit moet je zelf in de gaten houden. ALSIN is ook niet verantwoordelijk voor extra kosten of het ongemak die dit met zich mee kan brengen. Verplaatsing van de wedstrijd is geen reden om de kaarten ‘terug te geven’ als je niet meer kunt gaan.

4.2.2 voorschot

Als leden een kaart krijgen toegewezen stuurt de penningmeester een voorschotfactuur tussen de € 50 en  €75,-. Het is bij ons van te voren niet bekend op welke tribune de kaarten zijn en de ticketprijzen en de wisselkoers variëren. Het voorschot van € 75,- moet binnen een week na factuurdatum betaald zijn. Hierna volgt een herinnering met een termijn van 7 dagen. Als de factuur dan niet is betaald heeft het bestuur de mogelijkheid de kaarten aan een ander lid toe te wijzen en hier consequenties aan te verbinden zoals beschreven in 4.2. Nadat wij de definitieve factuur van Liverpool ontvangen betalen we het verschil terug, of sturen we een aanvullende factuur.

5. Ledenvergadering

In het verleden is gebleken dat er onvoldoende animo is voor een ledenvergadering. Dit is officieel wel vereist bij een vereniging. De laatste keer dat er een ledenvergadering werd georganiseerd is jaren geleden. Omdat de tijden mogelijk zijn veranderd en wij aan onze verplichting willen voldoen is het voornemen om na het seizoen 2023-2024 een ledenvergadering te houden. Deze vergadering zal digitaal worden gehouden zodat iedereen de mogelijkheid heeft om deel te nemen. Informatie over de ledenvergadering wordt tijdig met jullie gedeeld.

6. Foto’s

Op de ALSIN-dag en meetings worden foto’s gemaakt. Wij gaan er vanuit dat alle leden akkoord zijn met het nemen van foto’s en het delen hiervan op onze sociale media kanalen. Mocht je hiermee niet akkoord zijn, dan kun je dit op de dag van het evenement delen met een bestuurslid ter plaatste. Ook kun je van te voren mailen op info@liverpoolfc.nl 

7. Privacyverklaring

ALSIN is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring

Persoonsgegevens die wij verwerken

ALSIN verwerkt je persoonsgegevens doordat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt bij het invullen van het aanmeldformulier en hiervoor toestemming hebt gegeven.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch

 Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ALSIN verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

- Verzenden van onze magazine en informatie
- Je te kunnen e-mailen indien dit nodig is om onze taken uit te kunnen voeren
- Je te informeren over zaken die de vereniging aangaan
- Je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken op onze website
- Om tickets op jouw naam te zetten

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ALSIN bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Zodra je lidmaatschap eindigt, verwijderen wij alle persoonsgegevens.

Delen van persoonsgegevens met derden

ALSIN deelt uitsluitend persoonsgegevens met Liverpool FC en alleen die gegevens die nodig zijn om tickets op jouw naam te kunnen zetten.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

ALSIN gebruikt alleen technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op je privacy.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door ALSIN en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@liverpoolfc.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen twee weken, op jouw verzoek .

ALSIN wil je er verder op wijzen dat de mogelijkheid bestaat om een klacht in te dienen over bovenstaande bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
ALSIN neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@liverpoolfc.nl